Wie man an Telefonkonferenzen teilnimmt

Telefonkonferenzen nerven. Klar, wir sind (unter anderem) ein Kommunikationsunternehmen, und eine «Telko» statt eines Meetings spart Kosten und kommt damit nicht nur uns, sondern auch unseren Kunden und der Umwelt zugute. Trotzdem gibt es einige Punkte, die zu beachten sind:

  1. Eine straffe Agenda ist bei einer Telefonkonferenz nicht von Bedeutung. Die Kollegen können ja wie gewohnt an anderen Sachen weiterarbeiten, wenn ihnen langweilig ist. Sind sie gerade unterwegs, haben sie ja sowieso nichts besseres zu tun.
  2. Auch wenn du gerade nichts zu sagen hast, bediene nicht die Stummschaltung deines Apparats, damit du dich jederzeit prompt ins Gespräch einbringen kannst. Etwaige Hintergrundgeräusche sollten die anderen Teilnehmer gewohnt sein und tragen außerdem zu einem authentischeren Erlebnis bei.
  3. Wenn du unterwegs bist, lasse dies die anderen Teilnehmer wissen, wenn sie es nicht sowieso an Bahnhofsdurchsagen oder vorbeifahrenden Zügen hören können (das Mikrofon bleibt ja offen!). Es unterstreicht deine Wertschätzung gegenüber den Kollegen und der Sache.
  4. Bist du sowieso gerade im Zug, scheue dich nicht, Firmeninterna am Telefon zu besprechen. Du kannst so zur Public Relations deines Unternehmens beitragen.
  5. Was gibt es moderneres, als Powerpoint-Folien via Desktop Sharing in der Telko zu besprechen? Die anderen Teilnehmer werden es lieben, wenn du deine textlastigen Folien per Telefon in allen Details erklärst.
  6. Im Gegensatz zum echten Meeting stört es in der Telko nicht, wenn du zu spät kommst oder früher gehst. Diesem Umstand kannst du abhelfen, indem du alle Teilnehmer noch einmal persönlich begrüßt und die Gründe für deine Verspätung ausführlich erläuterst.
  7. Eine Zusammenfassung des Gesagten oder gar ein Protokoll ist bei einer Telko nicht nötig, schließlich haben ja alle (na gut, bis auf die per Handy eingewählten) Kollegen die ausführlichen Powerpoint-Slides gesehen, die ja für sich selbst sprechen.
  8. Auch wenn die Sprachqualität wegen der Tunnel mitunter eher an Kurzwellenfunk erinnert: Mundart ist trotzdem in Ordnung! Wir sind ja hier in der Schweiz und da redet man nun mal so (oder Englisch mit französischem Akzent, oder irgendwas anderes).