Self-Service BI im Immobilienmanagement

Tobias Strobel beschreibt wie im Projekt "MIS4CREM" Self-Service-BI mit SAP Lumira umgesetzt wurde.

Mit diesem Beitrag möchte ich an eine Reihe von Blogs anknüpfen, in denen das Projekt MIS4CREM vorgestellt, Gedanken der zugrunde liegenden DWH Architektur geteilt, sowie ein Einblick in die ersten Reports gewährt wurde.

In den folgenden Zeilen möchte ich auf die Umsetzung von Self-Service BI mit SAP Lumira eingehen. Zuvor aber noch eine kleine Zusammenfassung des Projekts:

Ziel ist der Aufbau eines Management Information System (MIS) für Swisscom Corporate Real Estate Management (CREM). Das Unternehmen kümmert sich um die Bewirtschaftung der Liegenschaften von Swisscom. Das bringt Aufgaben im kaufmännischen, infrastrukturellen und betrieblichen Facility Management (FM) mit sich. Hierzu arbeitet CREM mit externen Providern zusammen. Das MIS dient dabei der Unterstützung und Orchestrierung dieser Aufgaben. Brennende Themen sind unter anderem auslaufende Mietverträge, Vermeidung von leerstehenden Mietobjekten, und Monitoring der Dienstleistungen. Das Besondere: Die Reports werden durch Mitarbeiter von CREM erstellt und weiterentwickelt.

Die Power-User – das sind die Mitarbeiter von CREM, welche die Reports (weiter-)entwickeln – greifen auf dedizierte Views des Data Warehouse zu. Das sind Sichten auf die Daten in den zuvor genannten Zusammenhängen. Also beispielsweise die monatliche Entwicklung der leerstehenden Mietobjekte in den vergangenen zwei Jahren.

Self-Service-BI Architektur

(Abbildung 1 – Verantwortlichkeiten im Projekt)

Diese Views werden durch die Swisscom IT entwickelt und bereitgestellt. Dazu zählt auch der Aufbau des Data Warehouse und die gesamte Datenintegration (sichtbar im weissen Bereich der Abbildung 1). In den Projekt-Sprints werden die Anforderungen abgestimmt und anhand von Sample-Reports Inhalt und Umfang der Informationen validiert.

Nun sind die Power-User am Ball. Sie entwickeln Entwürfe, gehen auf die jeweiligen Fachbereiche (End-User) zu, stecken die Anforderungen ab und optimieren die Reports. CREM ist ab jetzt Herr über sein Management Information System. Das fördert die Flexiblität und ermöglicht eine schnelle Anpassung an neue Anforderungen. Die Power User können die Möglichkeiten der Daten Exploration ausschöpfen, indem sie leicht zwischen verschiedenen Darstellungen wechseln, Attribute per Drag&Drop hinzufügen, und mit ihren Visualisierungen so genannte Storys zusammenstellen.

Self-Service-BI Prozess

(Abbildung 2: Self-Service BI Prozess)

Auf der SAP Business Objects Plattform werden die Storys mit den Kollegen geteilt. Das können erste Prototypen oder ausgefeilte Reports sein. Per Weblink können die Mitarbeiter von CREM die Berichte einsehen und interaktiv analysieren.

Fazit:

Diese Self-Service BI Erfolgstory basiert auf drei Grundpfeilern

  • Das Data Warehouse, samt Befüllung und Monitoring
  • Die agile Projektmethode
  • Die Aufteilung der Verantwortlichkeiten

Das Data Warehouse ist das Fundament. Für dessen Modellierung, Befüllung und Monitoring stehen die Profis der Swisscom IT zur Verfügung. Die Mitarbeiter von CREM müssen sich darauf verlassen können, dass ihre Daten vollständig, korrekt und aktuell sind. Sie verwenden die bereitgestellten Sichten und nehmen ab diesem Punkt das Ruder in die Hand.

Die agile Projektmethode ist in zweierlei Hinsicht sinnvoll. Die bereitgestellten Sichten werden gemeinsam mit den Vertretern des Business auf Umfang und Inhalt geprüft. Und die erstellen Sample-Reports ermöglichen den Power-Usern einen guten Einstieg in die Welt des Self-Service BI.

Die Aufteilung der Verantwortlichkeiten fördert das Anforderungs- und Reportmanagement. Die Daten Exploration sowie die Zusammenstellung der Reports bleibt den Power-Usern überlassen. Ihre Kollegen können die geteilten Storys anhand von Filtern und Drilldown tiefer analysieren. Gibt es neue Anforderungen, dann gehen die End-User damit auf die Power-User zu.

Ich hoffe ich konnte einen guten Einblick in diese Umsetzung von Self-Service BI vermitteln. Ich freue mich auf eure Kommentare, Anregungen und stehe auch sehr gern für Fragen zur Verfügung.