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Revolution der Planungsprozesse im Zeitalter der Digitalisierung

Zum Thema Unterstützung der Fachabteilungen bei der Planung, Budgetierung und Forecasting beantworten die zwei langjährigen Planungsexperten der Swisscom, Rüdiger Hagmann und Walter Olofsson, aktuelle Fragestellungen.

Rüdiger Hagmann, studierter Wirtschaftsinformatiker an der Fachhochschule Karlsruhe, beschäftigt sich seit 1992 mit Themen rund um Planung, Analyse und Reporting. Seit 2002 liegt der Schwerpunkt seiner Arbeit als SAP Berater und Architekt von Business Intelligence Lösungen auf internationalen Planungs- und Data Warehousing-Projekten mit SAP BI, SAP BW und SAP HANA.

Diplom-Ökonom Walter Olofsson studierte Wirtschaftswissenschaft mit Schwerpunkt Controlling an der Ruhr-Universität Bochum und arbeitete seit seinem Abschluss 1997 als SAP Berater in internationalen Einführungsprojekten in Belgien, Frankreich, Taiwan, USA und seit 2001 in der Schweiz. Sein Fokus liegt in den letzten Jahren auf Planungsprojekten mit SAP BI und BPC.

In den Fachabteilungen dominieren für Planungsprozesse oft Excel und die Koordination mittels Emails. Gibt es hier neue Trends?

Walter Olofsson: Auch und gerade bei den Fachabteilungen sind die Anforderungen an ein Planungstool kontinuierlich gewachsen. Hier sind “Self-Service” und “Agile” die Stichwörter, welche in den letzten Jahren vermehrt diskutiert werden. Bei den Planungsprozessen wünscht sich die Fachabteilung in der Regel eine stärkere Unabhängigkeit von der IT, so z.B. wenn ad-hoc neue Stammdaten angelegt werden sollen, welche für Zukunftsszenarien benötigt werden oder wenn es darum geht, Reports und Eingabemasken anzupassen. Traditionell gab es entweder die Möglichkeit diese zu spezifizieren und dann die IT-Abteilung zu beauftragen oder direkt eine eigene Fachbereichslösung zu beschaffen. Im ersten Fall dauerte der gesamte Prozess von der Konzeption beginnend bis zum tatsächlichen produktiven Einsatz durch die Fachabteilung einen aus Fachabteilungssicht langen Zeitraum; im Falle der Abteilungslösung stellte man schnell grössere Aufwände für die Integration oder die Erweiterung dieser Werkzeuge fest. Die Frage ist, wie wird der Spagat aus Agilität und Fachbereichsnähe auf der einen und die Anforderung nach einem „Single Point of Truth“ bzw. der Datenintegration auf der anderen Seite gemeistert? Hier hat SAP gerade in den letzten Jahren mit SAP BPC Business Planning and Consolidation sowie mit der SAP Business Objects Cloud neue Möglichkeiten gerade für die Planung und die Abstimmung bzw. für die Collaboration in den Fachabteilungen eröffnet, die diese Fragen direkt adressieren. Wir beobachten, dass das massive Engagement in diese Richtung durch die SAP sehr nachhaltig und zukunftsweisend ist. Gerade beim Thema Design der neuen Tools sehen wir, dass die Interaktion mit dem Tool sehr sorgfältig und anwenderfreundlich konzipiert wurde, was der Akzeptanz in den Fachabteilungen sehr zugute kommt. Wohl nicht zuletzt aus diesen genannten Gründen ist das BPC nun auch im S/4 HANA als Planungswerkzeug integriert worden.

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Im Zeitalter der Digitalisierung werden smarte Planungstools immer wichtiger.


Gerade ist das Stichwort „Collaboration“ gefallen. Handelt es sich hier bei diesem und bei der „Digitalisierung“ nicht um „alten Wein in neuen Schläuchen“ oder steckt hier inzwischen mehr dahinter?

Walter Olofsson: Nachdem viele Jahre lang der Fokus auf technische Implementierungen gelegt wurde, erkennen wir inzwischen (wieder), dass der Mensch mit seiner kreativen Kraft letztlich derjenige ist, der in der Lage ist neue Herausforderungen zu lösen. Inzwischen erklären viele auch zu Recht, dass das Buzzword „Digitalisierung“ nicht erst eine Erfindung der letzten Jahre ist, sondern ein Trend der letzten 20 oder 30 Jahre. Neu aber ist, dass die weitreichende Vernetzung – begünstigt durch die Sozialen Netzwerke – stetig ansteigt. Die Frage ist, wie können wir dieses Potential nutzen? Wenn, wie meine These, das Pendel sich wieder mehr in Richtung Workforce bewegt, dann brauchen wir auch Planungswerkzeuge, die den Planungsprozess “vernetzt” unterstützen. Die neue Generation von Mitarbeitern, die schon in der „digitalen“ Welt aufgewachsen ist und die Möglichkeiten bereits aus dem privaten Umfeld kennt, versteht zu recht nicht, warum es bei der Interaktion innerhalb von Unternehmen anders sein soll. Die Arbeitswelt wird sich hier anpassen müssen. Ein z.B. durch IT fest programmierter Workflow an Aufgaben bei einem Planungsprozess aus der Vergangenheit ist hier zu starr. Die Fachabteilung braucht Planungstools an die Hand, bei denen sie den Prozess bei jeder Planungsrunde auch selbständig neu anpassen können, so z.B. durch Kalenderfunktionen. Oder wenn der Planungsprozess gerade läuft, dann will ich als Planer einen Kollegen hinzuziehen, um mit ihm die Planzahlen zu diskutieren. Hier will ich nicht erst alle Daten ins Excel exportieren, die Mappe speichern und diese dann in einer Vielzahl von “Email-Runden” mit entsprechend grossem Verteiler abstimmen. Da kann ich z.B. aus der BO Cloud mit einem einfachen Link im Chatfenster direkt die Kollegen auf die Daten hinführen. Deshalb ist prozessgestützte Abstimmung ein zentraler Aspekt der Planung. Ein modernes Planungswerkzeug unterstützt den Planer gerade auch in diesem Punkt.

Die Abstimmung und Konsolidierung der Teilpläne erfordert oft einen gewissen Aufwand, der in der Regel bei der Fachabteilung anfällt. Gibt es hier neue Ansätze zur dezentralen Planung?

Rüdiger Hagmann: Das Thema der dezentralen Planung hat in den letzten Jahren durch die Cloud-Konzepte eine neue Dynamik erfahren. Bisher musste immer eine unternehmensinterne zentrale Infrastruktur mit grösserem Aufwand bereitgestellt und betrieben werden. Das Arbeiten in der Cloud hat viele Bereiche des Unternehmens erfasst und ich will sagen, auch revolutioniert. Heute kann ich immer und von überall auf meine Daten und Applikationen in der Cloud zugreifen. Aus Sicht der dezentralen Planung wurde hier eine Plattform geschaffen, die das gemeinsame Planen über unternehmensinterne Grenzen hinweg ermöglicht und damit die Planung tatsächlich integriert. Während früher und auch heute noch vielfach Excel Arbeitsmappen versendet, mit grossem Aufwand bereinigt, strukturiert und formatiert und in das Planungstool eingespielt werden, steht mir heute mit der BO Cloud eine Lösung zur Verfügung, die es mir ermöglicht, auf aktuellste Planungsdaten zuzugreifen, Daten direkt und ohne grossen Aufwand zu erfassen, den Planungsprozess zentral zu steuern und “Collaboration” live zu erleben – von überall auf der Welt. Dezentrale Planung muss dabei aber immer auch den Sicherheitsaspekt berücksichtigen. Ich muss sicher sein, dass sensible Unternehmensdaten nur diejenigen erreichen, für die sie bestimmt sind. Eine managed Cloud, die durch einen Service Provider betrieben wird, gibt uns diese Sicherheit. So sind wir nicht nur geschützt, sondern auch technologisch auf dem neuesten Stand.

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Cloud-Konzepte revolutionieren das Arbeiten im digitalen Zeitalter.


Auf welche Kriterien sollte bei der Auswahl der Planungs-Berater geachtet werden?

Rüdiger Hagmann: Planung ist in erster Linie eine fachliche Thematik. Fachliches Verständnis, d.h. betriebswirtschaftlicher Background und Erfahrung in der Implementierung und/oder Optimierung von Planungsprozessen müssen – zumindest in einem gewissen Umfang – zu den Kernkompetenzen eines Planungsberaters gehören. Ein externer Berater unterstützt, bringt seine Erfahrung aus früheren Projekten ein, gibt Hinweise und Anregungen. Die fachliche Führung eines Planungsprojektes sehen wir allerdings beim Kunden, da es in der Regel viele planungsspezifische Besonderheiten in den Unternehmen gibt.

Nun müssen die Planungsprozesse aber auch systemseitig umgesetzt werden. Hier sehen wir den Berater als Lösungsarchitekten, der in der Lage ist, die betriebswirtschaftlichen Anforderungen des Kunden mit Hilfe des Planungswerkzeuges technisch abzubilden, quasi in “Tool-Sprache” zu transformieren. Wir sehen ihn in einer führenden Rolle, wenn es um die Evaluation von geeigneten Planungstools geht, der Erstellung von Governance- und Entwicklungsrichtlinien und dem Setzen von Standards und Definitionen nach Best Practice. Er ist zentraler Ansprechpartner für das Implementierungsteam in allen Fragen der Architektur und unterstützt bei der Konzepterstellung im Sinne eines Trusted Advisor. Deshalb erfordert das Profil eines Planungs-Beraters neben betriebswirtschaftlichem und Prozess-Know-how auch fundiertes technisches Wissen. Der Berater bekleidet damit eine Schnittstellenfunktion zwischen Fach- und IT-Abteilung.

Vielen Dank für diesen spannenden Einblick!

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