Slack, Circuit, Spark als Zukunft der Zusammenarbeit für Wissensarbeitende?

Im Rahmen unserer Aktivitäten zur Zukunft der Zusammenarbeit im Team Future Work Experience haben wir uns in den letzten Monaten viele verschiedene Messaging-Lösungen für Wissensarbeiter angesehen, darüber berichtet und auch mit Nutzenden gesprochen.

Slack hat vor ein bisschen mehr als zwei Jahren einen Wandel in der Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen ausgelöst. Die Freemium Version erlaubt einzelnen Personen, Teams oder gar ganzen Unternehmen eine unkomplizierte Anmeldung und die sofortige Nutzung der Features, nicht immer zur Freude der Sicherheitsverantwortlichen. Sensible interne Daten werden zunehmend auf der Cloud-basierten Plattform mittels Links oder Bildern in gemeinsamen Räumen übermittelt und informelle Nachrichtenfragmente der formellen E-Mail Kommunikation oder Telefonaten vorgezogen. Interne Diskussionen finden auf einer Plattform eines Start Ups statt, ohne dass an unternehmensspezifische Sicherheitsvorschriften gedacht wird. Die interne IT wird mit der Frage konfrontiert, ob sie als interner Leistungserbringer ein Upgrade auf die kostenpflichtige Slack-Version verantworten kann, oder nach anderen Alternativen Ausschau halten will. Denn die heute angebotenen Unified Communication & Collaboration-Lösungen scheinen für agile Teams nicht mehr zeitgemäss zu sein.

 

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Workstream Collaboration Lösungen funktionieren mobil und auf dem Desktop (MockUp für Kundenfeedback)

Im Rahmen unserer Aktivitäten zur Zukunft der Zusammenarbeit im Team Future Work Experience haben wir uns in den letzten Monaten viele verschiedene Messaging-Lösungen für Wissensarbeiter angesehen, darüber berichtet und auch mit Nutzenden gesprochen.

Lösungen von bestehenden Unified Communication & Collaboration Anbietern

Einige der Lösungsanbieter für Unified Communication & Collaboration bieten bereits heute eine neue Generation von Lösungen an, sogenannten Workstream Collaboration Lösungen. Cisco Spark vereint und integriert die Möglichkeiten der bestehenden Lösungen wie Jabber, Webex und Videoconferencing. Circuit baut auf der Lösung von Unify und ergänzt das bestehende Unified Communications & Collaboration Portfolio. Circuit lässt sich nicht nur mit Unify Lösungen kombinieren, sondern auch in andere Telefonie-Lösungen anderer Hersteller integrieren. Vor wenigen Wochen ist auch Microsoft in den Markt eingetreten mit einer noch in Entwicklung stehenden Lösung mit dem Namen Teams und einer starken Integration in Office365. Ein Neuling im Bereich Unternehmenskommunikation ist Facebook. Seit Oktober wird Workplace bei Facebook angeboten. Dabei ist die Vernetzung der Mitarbeitenden und der Austausch über ein Social Feed im Zentrum.

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Circuit von Unify – Workstream Collaboration Lösung um ad-hoc mit Teams sich multimedial auszutauschen.

Gemeinsam ist all diesen neuen Lösungen, dass sie Cloud-basiert sind. Teams, Unternehmen oder einzelne Personen können dank einer Freemium Variante sofort loslegen und intern und sogar mit externen mit der Zusammenarbeit beginnen. Ausserdem bieten sie APIs, welche eine Einbindung anderer Cloud-Dienste ermöglichen

Die Kommunikation findet rund um Textmeldungen statt. Telefonate oder Videocalls werden vom Messaging-Interface aus gestartet. Die Nutzenden bewegen sich in gemeinsamen Räumen, bestehend aus Team- und/oder Projektmitgliedern.  Jeder Raum ist in sich geschlossen und alle Kommunikation wird dort für jedes Mitglied sichtbar gespeichert. Externe Arbeitskollegen können jederzeit problemlos in einen beliebigen Raum eingebunden werden. Im Unterschied zu bestehenden Unified Communication & Collaboration-Lösungen, die von der IT eingeführt und gesteuert werden, werden Räume ad-hoc und bedürfnisorientiert erstellt, gelöscht und archiviert, das heisst von den Mitgliedern selbst verwaltet. Im Gegensatz dazu sind Unified Communication und Collaboration Lösungen eher langfristig für mehrere Jahre ausgelegt mit dem Ziel allen Mitarbeitern eine einheitliche Lösung zur Verfügung zu stellen. Unified Communication und Collaboration Lösungen sind zudem gut integriert in die bestehenden Kommunikationskanäle, wie beispielsweise Telefonie mit Festnetz- oder Mobilnummern und werden auch Anforderungen, wie sie beispielsweise ein Call Center  hat, gerecht.

Bezeichnung Unified Communication Workstream Collaboration
Ziel Zuverlässigkeit Agilität
Nutzen Investitionsschutz und langfristige Sicherheit Gezielte Bedürfnisse von Teams oder Arbeitsgruppen
Governance (Verwaltung/Steuerung) Von der IT oder Telco-Verantwortlichen gemanaged Von Nutzern oder Business-Unit gemanaged und vielleicht IT
Eignung Geeignete für bestehende Prozesse und konventionelle Projekte Geeignet für neue, agile und eher unabwägbare Projekte
Dauer Lange Zyklen (Jahre) Kurze Zyklen (Monate)
Aktuelle Lösungen Skype for Business
Avaya
Unify Openscape
Cisco Unified Communication

Slack
HipChat
Unify Circuit
Cisco Spark
Workplace by Facebook

 

Was sind die beliebtesten Use Cases für Workstream Collaboration?

Folgende vier Use Cases treffen wir am häufigsten in den Teams an:

  • Informeller Austausch: Bestehende Teams nutzen es zum Austausch von interessanten Themen rund um die Arbeit und teilweise Privat. Es besteht wenig Abhängigkeit bei den Aufgaben zwischen den Teammitgliedern.  Workstream Collaboration ist als zusätzlicher Informationskanal für die  Teammitglieder interessant und verbessert so auch das gemeinsame Verständnis, sowie der Zusammenhalt im Team. Die Nutzung erfolgt von Smartphones und Computern während und ausserhalb der Arbeitszeit.
  • Austausch von zusätzlichen Informationen: In Projektteams wird es als weiterer Kanal zum Austausch von Infos, insbesondere  Links zu Dokumenten, Dokumente, Screenshots und Bilder, genutzt. Der Vorteil ist die Geschwindigkeit und die Bequemlichkeit (Convenience).
  • Mikro-Koordination: Diese Form der Nutzung ist sowohl bei internen, als auch bei firmenübergreifenden Teams beliebt. Die Diskussion im Chatraum wird informeller als e-Mail wahrgenommen und erlaubt den Austausch über Termine, das Abstimmen der Agenda von Meetings und Neuigkeiten zum gemeinsamen Projekt. Dazu wird ein gemeinsamer Raum oder Kanal eingerichtet.
  • Kollaboration: Eine vertiefte und komplexere Zusammenarbeit findet firmenübergreifend in einem gemeinsamen Raum statt. Der Fokus ist dabei die Zusammenarbeit während der Arbeitszeit und das genutzte Gerät ist der Arbeitsplatzcomputer oder das Notebook. Die Teams arbeiten an einer gemeinsamen Aufgabe mit hoher gegenseitiger Abhängigkeit, z.B. ein SCRUM Team. Der Grund der Nutzung einer Workstream Collaboration Lösung anstelle von e-Mail oder UCC, liegt in der einfachen Verfügbarkeit des Kommunikationsverlaufes und der Fokus des Raums auf ein Projektthema ohne Ablenkung auf andere Inhalte. Ein zentrales Problem der aktuellen Inbox von E-Mails. Man ist weniger eingeschränkt und blockiert als bei einer Telefonkonferenz und kann sich trotzdem interaktiv miteinander austauschen.

Auch wenn die Potentiale immens sind, gibt es auch für die einzelnen Personen einige Herausforderungen. Zwei sollen hier genannt werden:

  • Wir werden aktuell gerade von einer Vielzahl von neuen Kommunikations- und Kollaborationslösungen erschlagen und die neuen Möglichkeiten sind unerschöpflich. Um zu verhindern, dass die Anzahl der Kommunikationskanäle überbordet braucht es gemeinsame Regeln und Vereinbarungen. Konkret: Wann passt doch eher ein E-Mail, Telefonat oder ein Eintrag in ein gemeinsames Notizbuch, Tabelle oder Dokument.
  • Die aktuellen Lösungen sind sehr stark auf den unmittelbaren Austausch ausgerichtet. Das funktioniert sehr gut, wenn die beteiligten in kurzen Zeitabständen die Meldungen sehen und reagieren können. Themen die längerfristig relevant sind oder mehr Antwortzeit benötigen gehen verloren. Das Nachverfolgen von Themen oder grösseren Aufgaben braucht eine gewisse Disziplin.

to_many_messagesSchöne neue Workstream Collaboration Welt

Wohin geht die Reise?

In der nächsten Zeit werden Workstream Collaboration Lösungen vor allem als Ergänzung zu bestehenden Lösungen in Unternehmen eingeführt und diese erst in ein paar Jahren  komplett ablösen können. Vereinzelte Teams oder firmenübergreifende Projekte werden aber vermehrt auf Workstream Collaboration setzen, um so effektiver zusammenarbeiten zu können. Die Idee eines gemeinsamen Raums oder Kanals zur Zusammenarbeit hat dabei das grösste Potential und wird wohl zum Standard für Team-Kollaboration werden.

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Terminkoordination Bot Meekan

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Phonebook Bot (Prototyp) von localsearch in Cisco Spark

In den Räumen oder auf den Kanälen werden wir in Zukunft aber nicht nur unsere Kollegen antreffen, sondern zunehmend auch Chatbots. Die Chatbots treten in einem ersten Schritt als praktische Helfer in Erscheinung, indem sie uns zum Beispiel mitteilen, wann ein Dokument in der Ablage aktualisiert wurde. Bald schon aber sammeln Chatbots Aufgaben oder Tagesreports und unterstützen den Überblick  (z.B.Status Hero für Cisco Spark). Sie sammeln Feedback ein und erinnern uns z.B. daran, Reportings auszufüllen. Verschiedene Teams nutzen das schon. Die Versuche gehen aber weiter, so reagieren Chatbots zunehmend auf einfache Fragen und suchen die passende Antwort. Auch die Koordination von Terminen wird bald die Aufgabe von Bots sein (z.B. Meekan für Slack). Und damit wir nichts verpassen, werden sie für uns die wichtigsten Aussagen von Diskussionen zusammenfassen.

Der Weg zu Workstream Collaboration benötigt aber auch Begleitung und Partner. Aktuell pilotieren wir deshalb einige der genannten Lösungen, um Unternehmen beim Wandel, Bezug und der Integration ins Unternehmen auch zukünftig effektiv unterstützen, beliefern und begleiten zu können.

Was sind eure Erfahrungen mit Workstream Collaboration Lösungen? Wozu setzt ihr sie ein? Mit wem? Oder habt ihr allenfalls Interesse eine dieser Lösungen im Team zu testen?

(Danke an Susanne Schlegel und Sandra Moscatelli-Steiner  von Human Centered Design für die User Insights zur Nutzung. Beitrag unter der Lizenz CC-by-sa)