Digital Collaboration Challenge – Wie sehen Studierende die Zukunft der Kooperation?

Letzte Woche fand an der Universität St. Gallen die „13. Internationale Tagung Wirtschaftsinformatik“ statt. Im Rahmen der Tagung fand auch die Preisverleihung der „Digital Collaboration Challenge“ für Studierende statt. Ziel der Challenge war es ein Konzept zu entwickeln und gegebenenfalls prototypisch umzusetzen, welches aufzeigt wie die IT-gestützte Zusammenarbeit der Zukunft aussehen könnte.

Letzte Woche fand an der Universität St. Gallen die „13. Internationale Tagung Wirtschaftsinformatik“ statt. Im Rahmen der Tagung fand auch die Preisverleihung der „Digital Collaboration Challenge“ für Studierende statt. Organisiert wird die Challenge von der Fachgruppe CSCW & Social Computing der Gesellschaft für Informatik und Swisscom hat die Challenge in diesem Jahr zum zweiten Mal als Sponsor des Preisgeldes und Jurymitglied unterstützt. CSCW steht für Computer Supported Cooperative Work und ist der Name des Forschungsgebietes das sich mit der Unterstützung der Zusammenarbeit durch Informations- und Kommunikationstechnologien auseinandersetzt. Ziel der Challenge war es ein Konzept zu entwickeln und gegebenenfalls prototypisch umzusetzen, welches aufzeigt wie die IT-gestützte Zusammenarbeit der Zukunft aussehen könnte.

Gewonnen haben Julia Barnick, Jasmin Kirchhübel und David Amend mit dem Titel „cope: Website zur Unterstützung der Kooperation von Flüchtlingen und (freiwilligen) Helfern“.

Das Video zur Arbeit der Preisträger

In der aktuellen Flüchtlingssituation wird IT-Unterstützung für soziale Vernetzung, Kommunikation und Verbreitung von Informationen verwendet, allerdings wird keine direkte Hilfe und Kooperation miteinander und untereinander ermöglicht. Das vorgestellte Konzept greift diese Problematik auf. Helfer und Geflüchtete können auf einer webbasierten Plattform miteinander durch das Inserieren von Angeboten und Nachfragen Zusammenarbeit.

Alexander Richter hat die CSCW-Challenges vor 3 Jahren zusammen mit zwei weiteren Kollegen aus der o.g. Fachgruppe ins Leben gerufen. Er ist Professor für „Workplace Studies“ an der IT-Universität Kopenhagen und Leiter der Forschungsgruppe „Digital Work Design“ am Lehrstuhl Prof. Schwabe an der Universität Zürich.
Er hat uns schon verschiedentlich unterstützt beim Thema Zukunft der Zusammenarbeit und WorkSmart. Ich habe ihm einige Fragen gestellt.


1) Ein zentrales Thema von CSCW (Computer Supported Cooperative Work) ist die Kooperation zwischen den Mitarbeitenden. Was sind aus deiner Sicht die aktuellen „Hot Topics“?

In der Tat ist ein definierendes Element von CSCW als Forschungsgebiet, dass der Mensch im Mittelpunkt steht und seine Praktiken Teil unseres Gestaltungsziels sind. Wir sprechen daher auch von soziotechnischen Systemem: Wir gestalten Informationssysteme, aber wissen und wollen, dass sich bei deren Einführung auch Praktiken verändern können. In den letzten Jahren ist ein Verständnis für diesen Hintergrund zunehmend wichtiger geworden, weil viele Kooperations-Systeme die Praktiken nicht vorgeben. Sie sind nutzungsoffen. Wenn wir beispielsweise ein digitales Schichtbuch bei einem Maschinenbauer einführen, müssen wir sowohl wissen wie papierbasierte Schichtbücher bisher genutzt wurden als auch uns darüber im Klaren zu sein, was sich mit deren Einführung verändern kann oder verändern soll, d.h. um welche Use Cases geht es und welche Benefits habe ich als Nutzer davon.

Nutzungsszenario: Digitales Schichtbuch

Nutzungsszenario: Digitales Schichtbuch

Was wir aktuell neben diesem großen Thema als „hot“ sehen, ist, dass sich insbesondere bei der Entwicklung von User Interfaces viel getan hat. Auf dem Gebiet der augmented reality beschäftigen wir uns beispielsweise in einem großen EU-Projekt wie Industrie-Arbeitsplätze im Rahmen der Digitalisierung auch die Nutzung von Systemen wie Oculus Rift beinhalten können. Andererseits bieten auch sprachbasierte Assistenz-Systeme tolle Chancen für die Arbeitswelt von morgen. In beiden Fällen sehen wir sehr innovative Anwendungen im Privaten und der größere Teil der Unternehmen hängt noch etwas hinterher.

2) Wie geht ihr die Themen an?

Um die oben genannten soziotechnischen Systeme nachhaltig zu gestalten ist ein tiefgehendes Verständnis für den Menschen und seine Praktiken essentiel. Deswegen ist es für uns zunächst einmal wichtig, dass wir verstehen, warum ein Mitarbeiter tut was er tut. Nur so können wir ein System entwickeln, dass es ihm erlaubt, das was er tut noch besser zu tun. Gleichzeitig beziehen wir ihn von Anfang bis Ende in die Entwicklung ein. Dies benötigt ein agiles, iteratives Vorgehen, das einem Mitarbeiter und uns erlaubt einen Prototypen Schritt für Schritt zu verbessern und dem Idealzustand langsam näher zu kommen.

Früher Prototyp „Defects & Solutions“ im Bereich Industrie 4.0

Früher Prototyp „Defects & Solutions“ im Bereich Industrie 4.0

Was wir zuletzt öfter festgestellt haben, ist, dass sich viele IT-Abteilungen aufgrund der zunehmenden Komplexität der Sachverhalte versuchen an einer langen Liste von nicht-funktionalen Anforderungen fest zu halten wie beispielsweise eine detaillierte Datensicherungsanforderung. Das ist aber gerade der falsche Weg. Die nicht-funktionalen Anforderungen interessieren mich erst, wenn der Prototyp soweit ist, dass der Mitarbeiter sagt „ich könnte damit arbeiten“.

3) Was sind aus deiner Sicht (basierend auf eurer Forschung) die zentralen Elemente damit die Kooperation zwischen Menschen gelingt?

Damit Menschen zusammen arbeiten benötigen sie ja zunächst einmal gar kein Informationssystem. Daraus wird ersichtlich, dass die kritischen Faktoren eher im Bereich Psychologie und Soziologie zu suchen sind. Dazu gehören Vertrauen, Motivation, Autonomie. Meine Erfahrung der letzten Jahre ist, dass es oftmals darum geht, Zusammenarbeit zuzulassen. Sobald wir versuchen uns zu sehr einzumischen, verwenden Mitarbeiter zunehmend mehr Zeit dafür Wege um die von unser errichteten Hürden zu umgehen. Wir sprechen dann von work arounds. Es ist immer wieder interessant zu sehen wie unglaublich viele work arounds in einem Unternehmen existieren, von dem weder HR noch IT wissen. So sieht es auch für die Entwicklung von Informationssystemen aus: Es ist zentral ein System FÜR den Menschen zu entwickeln, so dass er nicht zu-allererst Wege drum herum suchen muss.

4) Aktuelles Hot-Topic ist die Inklusion smarter Agenten, bspw. in der Form von Chatbots in Zusammenarbeitsszenarien. Was muss berücksichtigt werden, damit die Zusammenarbeit zwischen Mensch und „Maschine“ gelingt?

Für einen Chatbot (oder ein sprachbasiertes System) gilt genau dasselbe. Wenn für einen Mitarbeiter nützlich ist, oder besser als nützlich wahrgenommen wird, dann ist der wichtigste Schritt getan. Unsere Forschung zeigt, dass es Nutzern wichtiger ist, dass ein System sie in ihrer Arbeit unterstützt als, dass es ein fancy User Interface hat.

5) Wir durchleben gerade eine Zeit eines Wandels unseres Kommunikations- und Kollaborationsverhaltens. Teilweise sehen wir erste neue Formen der Zusammenarbeit, wie bspw. die Verbreitung von sogenannten Workstream Collaboration Lösungen wie Slack, Hipchat, Cisco Spark oder Circuit Unify. Es gibt aber immer wieder Hürden der Adoption. Wie kann man in einem Unternehmen erfolgreich neue zukünftige Formen der Zusammenarbeit etablieren?

Mit dieser Frage befasse ich mich nun seit längerem und die Antwort ist nicht ganz trivial und immer stark vom jeweiligen Unternehmens- und Arbeitskontext abhängig. In einer Studie, die wir vor kurzem durchgeführt haben  haben wir einige Best Practices zusammengefasst, wie beispielsweise die demokratische Entwicklung von Nutzungsregeln um Ängste abzubauen, aber auch reverse mentoring oder informeller Erfahrungsaustausch bspw. bei einer Mittagsrunde.

WorkSmartManuel

WorkSmart Manuel mit Case Studies und Orientierungshilfen


Am Wichtigsten erscheint mir nach wie vor (diese Erkenntnis ist nicht neu, aber viele Unternehmen tun sich bis heute schwer damit) die Mitarbeiter von Anfang an mit einbeziehen. Angefangen bei der Bedarfsanalyse über Feedback zu Prototypen bis hin zur Einführung.

Informeller Austausch am Mittag

Informeller Austausch am Mittag

Anforderungsanalyse im Feld

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