Kommunikation

Zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren für Projekte und Unternehmungen zählt die Kommunikation. Gut ist, was zur Kommunikation führt. Aber was macht eine gute Kommunikation aus? Und was hat das mit APIs zu tun?

Kommunikation ist der Erfolgsfaktor des Lebens. Alles was wir gemeinsam unternehmen bedingt Kommunikation. Sprachliche und symbolische Kommunikation ermöglicht Kultur und Fortschritt.

Wann kommunizieren wir erfolgreich? Dazu gibt es Theorien – aber was bedeutet dies in der alltäglichen Arbeit in einer Organisation? Denn Kommunikation bedingt Organisation, damit sich nicht alle mit allen über alles austauschen müssen. Die Organisation dient dazu, komplexe Leistungen zu erbringen und dabei die Kommunikation möglichst einfach zu halten.

Wenn alle, die miteinander zu tun haben, organisatorisch (und physisch) nahe sind, verkürzen sich die Wege. Leider ist dies nicht immer möglich – Aufgabestellungen ändern sich häufiger als die Organisation.

Kommunikation ist gut!

Fast immer ist gut, was die Kommunikation fördert, und schlecht, was sie erschwert. Abgesehen von der guten Organisation (und dazu gehört auch, nicht zusammenhängendes klar zu trennen) sind das was und das wieviel ebenso entscheidend wie das wie und wann.

Es kommunizieren immer Menschen, nicht Organisationen. Ein guter Chef (Manager, Projektleiter, Teamleiter) lässt die richtigen Leute das Richtige tun. Menschen sind am produktivsten in Herausforderungen, die ihnen Spass machen, sie weder über- noch unterfordern.

Falls die Organisation nicht stimmt, ist die Kommunikation erschwert, denn die Organisation muss  Barrieren, welche die Kommunikation behindern, abbauen.

Direkt, offen und nahe

Kommunikation funktioniert am besten, wenn sie direkt zwischen Personen stattfindet, die die gleichen Ziele verfolgen, am Zeitpunkt, in dem sich die Personen mit diesem Ziel beschäftigen.

Services wie Slack erfüllen genau dieses Bedürfnis und sind deshalb sehr beliebt.

Vom Mitarbeiter verlangen wir, dass er oder sie die Konsequenzen (Impakt) aller seiner Handlungen einschätzt. Das gilt natürlich vor allem für Entwickler. Deshalb ist Transparenz notwendig; nur wer den Überblick hat, kann seinen Impakt einschätzen.  Dazu gehört der Überblick und der ungehinderte Zugang zu Plänen, Status und Ressourcen. Offenheit hat innerhalb von Vorhaben fast immer mehr Vorteile als die Geheimhaltung.

Zum Beispiel  unterstützt unser Issue Management mit JIRA die Kommunikation, in dem zu jeder Zeit eine Übersicht aller Issues und deren Status vorhanden ist.  Manuelle Listen, die nicht up to date sind, sind dagegen Kommunikationsverhinderer und führen zu unproduktiver Mehrarbeit.

Dieselbe Sprache sprechen

Wenn wir nicht dieselbe Sprache sprechen, passieren Missverständnisse (Lost in Translation). Werden diese nicht rasch beseitigt, können ganze Projekte scheitern. Deshalb sollten sich Entwicklung, IT, Projektleitung, Marketing und andere Stakeholder, eine gemeinsame Sprache zu finden.

Wenn Entwickler keine Ahnung von der Domäne haben und Fachexperten keine Ahnung von Software, wird es trotz aller agilen Methoden nicht funktionieren (mehr dazu in meinem Beitrag Abgrenzung. Techniken wie Domain Driven Design  können als Übersetzer funktionieren; User Stories oder Use Cases alleine reichen nicht, denn sie beschränken sich nur auf eine Sprache, die der Anwender.

Kommunikation ist Dialog und Aufgabe von allen

Grosse Organisationen überlassen die Kommunikation gegen aussen gerne den Profis: Die Kommunikationsabteilung muss in einen Dialog treten und Information von aussen in das Unternehmen zurücktragen. Deshalb sind alle Mitarbeiter auch Botschafter und müssen ihrer Kommunikation Sorge tragen.

Zu viel Kommunikation?

Wir leiden an Informationsüberflutung und fühlen uns trotzdem nicht genug informiert.

Weniger ist oft mehr. Sich in ein Projekt mit hunderten Seiten unstrukturierter Dokumentation einzuarbeiten ist nur ein bisschen einfacher, als wenn nichts dokumentiert ist. Dokumentation braucht Abstraktion, um sich nicht in Details zu verlieren.

Die klassischen Concepts and Facilities Manuals (von IBM und anderen für viele Software-Produkte) sind kurz gefasste, mustergültige Dokumentationen; zusammen mit einem Tutorial und einem Troubleshooting Guide genügen sie oftmals als Dokumentation.

Bei einem intuitiven User Interface ist eine Beschreibung des Interfaces ziemlich überflüssig und meist sowieso veraltet.

Auch in der Planung sollten wir auf überflüssige Artefakte konsequent verzichten. Nur was Bestand hat und auch unterhalten werden kann, soll überhaupt erstellt werden.

„Reduce to the max“ ist also gefragt – aber schwieriger, als noch eine Schicht Doku als Deko auf den Kuchen zu streichen.

Kommunikation zwischen Systemen, für Menschen gemacht

Von der Kommunikationstechnik (dem Brot- und Butter von Swisscom)  handelt dieser Beitrag nicht –  ausser einem Thema: APIs. Denn APIs verbinden menschliche und maschinelle Kommunikation.

Prozessoren können technisch mit grossen Daten ohne Struktur umgehen, z.B. mit Shared Memory. Wenn von Big Data oder Non-SQL Datenbanken gesprochen wird, denkt man an unstrukturierte Daten. Gemeint ist aber eher, dass sich die Daten nicht leicht in ein Schema passen lassen und wir Strukturen erst erkennen müssen.

APIs erlauben einen Austausch von Daten und Prozessen über Grenzen von Systemen und Organisationen hinweg. Sie erlauben den beteiligten Menschen (meist Entwickler), den Austausch zu verstehen und zu orchestrieren, ohne in das andere System oder die andere Organisation tief einzutauchen.  Zum Beispiel kann ich ein API von Twitter brauchen, ohne mich darum kümmern zu müssen, wie Twitter seinen Service skaliert (dies ist ähnlich zur menschlichen Kommunikation: Ich kann mich mit jemandem über ein Problem unterhalten, ohne zu wissen, wie er seinen Tag organisiert).

APIs sind die zentrale Verbindung von Systemen und Organisationen; sie sind eine Grundlage der Digitalisierung.


 

Dieser Blog ist Teil einer losen Serie, in der ich Themen aus dem Projektalltag beleuchte, aus Sicht eines Beteiligten, ohne Anspruch auf Methodenkompetenz eines Projektmanagers oder eines Wirtschaftswissenschafters:

Sehen das Profis dieser Gebiete anders? Feedback ist wie immer willkommen!

Einfachheit greift durch diese Themen hindurch und verbindet sie; ich möchte das gelegentlich in diesem Blog aufgreifen.