Der digitale Arbeitsplatz – Arbeitsplatzautomatisierung

Die Digitalisierung vereinfacht unseren Arbeitsalltag, indem sie Prozesse verschlankt und Abläufe automatisiert. Ein Überblick über vertraute und kommende Anwendungsszenarien.

Digitalisierung heisst nicht, gleich wie früher zu arbeiten, nur einfach digital. Denn die Digitalisierung verändert einerseits Bedürfnisse der Kunden und Prozesse im Unternehmen. Andererseits birgt der digitalisierte Arbeitsplatz grosses Potenzial für die Optimierung und Automatisierung von Abläufen. Doch was heisst das konkret? Werfen wir zuerst einen Blick zurück auf Veränderungen, die heute selbstverständlich sind:

  • Wir rufen ein Unternehmen (den Maler, das Kleidergeschäft, aber auch den Arzt) nicht mehr an, sondern schreiben ein E-Mail, eine Chat-Nachricht oder füllen ein Kontaktformular online aus.
  • Wir bestellen Produkte vom Apfel bis zum Apple online, unabhängig vom Standort des Anbieters. Das gilt im B2C- wie im B2B-Umfeld.
  • Die Plätze im Restaurant reservieren wir über die App auf dem Smartphone.
  • Das ERP des Produktionsbetriebs ist direkt mit der Lagerbewirtschaftung des Lieferanten verbunden.

Alle diese Szenarien haben drei Gemeinsamkeiten: Erstens vereinfachen sie die Abläufe, indem sie manuelle Schritte obsolet machen. Zweitens steigt der Informationsgehalt. Und drittens beschleunigt sich die Kommunikation.

Bewährte Szenarien der Digitalisierung

Doch so richtig die Muskeln spielen lässt die Digitalisierung erst, wenn verschiedene Systeme und Geschäftsanwendungen zusammenspielen. Diese Integration ist kein neuer Trend. Seit es Business Software gibt, gibt es auch Bestrebungen, einen Datenaustausch zwischen den Systemen zu gewährleisten. Aber bislang scheiterten diese Bemühungen oft an fehlenden Schnittstellen, inkompatiblen Dateiformaten oder schlicht und einfach an der Tatsache, dass die Anwendungen nicht vernetzt waren. Der elektronische Zahlungsverkehr ist also ein gutes Beispiel dafür, wie die Digitalisierung Prozesse vereinfacht, Abläufe automatisiert und damit die Fehlerquote senkt. Doch es geht noch mehr über den reinen Datenaustausch hinweg.

 

Auslagerung als Automatisierungsschritt

Mit Cloud-basierten Anwendungen (SaaS, Software as a Service) hat eine neue Generation von Software Einzug gehalten. Sie sind über jede beliebige Internet-Verbindung verfügbar. Die Cloud spielt deshalb eine zentrale Rolle in der Transformation zu digitalen Geschäftsabläufen aka der digitalen Transformation. Sie bietet vier wesentliche Vorteile:

  • Daten und Anwendungen sind zentral in einem Rechenzentrum gespeichert und überall verfügbar: im Büro, im Homeoffice und auf der Baustelle.
  • Leistung kann nach Bedarf («on demand») bezogen werden, ob es sich nun um mehr Speicher oder zusätzliche Benutzerkonten handelt.
  • Betrieb, Unterhalt und Wartung liegen bei einem spezialisierten Anbieter. Das Unternehmen wird von den üblichen IT-Aufgaben entlastet, und die Ressourcen können ins operative Geschäft investiert werden.
  • Kostentransparenz: Cloud-Dienste werden zu Fixpreisen verrechnet, zum Beispiel pro Benutzer und Monat oder nach Speichergrösse.

Doch die Cloud befreit den digitalen Arbeitsplatz nicht nur von der Standortabhängigkeit. Weil Daten und Anwendungen aus ihren Firmensilos befreit werden, wird die Automatisierung von Abläufen vereinfacht. Und weil Cloud-Ressourcen übers Internet zugänglich sind, lassen sich Anwendungen besser integrieren, was für Effizienzgewinne sorgt. Die Anwendungen können miteinander «reden».

Anwendungen und Telefonie verschmelzen

Weil alles über dieselbe Leitung fliesst, lassen sich Telefonie und Business-Anwendungen integrieren. Das steigert die Effizienz und die Servicequalität, weil Anrufe und Kundeninformationen direkt verbunden sind. Ein Beispiel für eine solche Integration ist LeanSync, das IP-Telefonie von Swisscom direkt in Business-Anwendungen zugänglich macht. Hierzu drei Anwendungsbeispiele:

  • Telefonieren aus Outlook heraus
  • CRM und Telefonie integrieren
  • Business Software und Telefonie kombinieren